KPI Widget / Performance Tracking

Als KPI (Key Performance Indicator) bezeichnet man wichtige Kennzahlen, mit welchen sich ermitteln lässt, wie gut sich Unternehmen oder Bereiche eines Unternehmens entwickeln bzw. wie gut diese "laufen". Eine der wichtigsten Kennzahlen aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist für die Gastronomie die Frage, ob sich der Betrieb Gewinn oder Verluste erwirtschaftet. 

Genau diese Information können Sie sich nun minutenaktuell im Dashboard anzeigen lassen: Sie erhalten einen schnellen Überblick über die aktuellen Kosten und Einnahmen eines Betriebes und sehen auf einen Blick, ob Ihr Unternehmen in den letzten Minuten / Stunden einen Gewinn (grüner Bereich) oder Verlust (roter Bereich) erwirtschaftet hat. Diese Information wird als sogenanntes "Cockpit"-Chart angezeigt:

Als Kosten werden die Betriebskosten (Basiskosten) zuzüglich der Mitarbeiterkosten herangezogen. Die Einnahmen ergeben sich aus dem durchschnittlichen Rohertrag aller Artikel welche in dem relveanten Zeitraum bestellt worden sind. Sie können jederzeit mit der Maus über den Kosten- oder Etragsanzeige unten rechts und links im Widget gehen und bekommen angezeigt, wie sich diese beiden Werte aktuell berechnen.

Je genauer diese Angaben / Annahmen sind, so genauer sind auch die Informationen des Widgets.

Das KPI-Widget kann an eine beliebige Stelle auf der linken Seite des Dashboards gelegt werden, nachdem es aktiviert wurde.

Freischalten und Konfigurieren

Das KPI-Widget wird unter "Setup -> Restaurant -> Feature" aktiviert. Hierfür muss das Häkchen bei dem Punkt „Performance Tracking“ ausgewählt und die Eingabe gespeichert werden.

Da es sich um ein kostenfreies Feature handelt, können Sie dies nach Belieben tun. (Sie müssen dazu nicht bei unserem Support anrufen und können es auch jederzeit wieder deaktivieren.)

Die entsprechenden Einstellungen werden im Menü "Setup -> Restaurant -> Einstellungen" unter dem Punkt „Performance Tracking“ vorgenommen.

Folgende Informationen müssen angegeben werden:

Performance Zeitintervall (in min)

  • Die Zeitspanne, in welcher die Anzeige aktualisiert wird.
    (Einnahmen aus den Kassen werden direkt nach der Synchronisation mit der Cloud (Upload) angezeigt. Dasselbe gilt für die Kosten, z.b. wenn Mitarbeiter anfangen oder aufhören zu arbeiten). 
    • Das Performance-Intervall sollte länger als das Upload-Intervall sein und einen "vernünftigen" Zeitraum abdecken, der sich auch an der Dynamik ihres Betriebes orientiert. 60 Minuten sind ein guter Wert um anzufangen, d.h. sie erhalten die Informationen, ob Ihr Betrieb in der letzten Stunde Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat.

Gewinn

  • Standardwert: Prozentualer, durchschnittlicher Rohertrag Ihrer Artikel über alle Artikel hinweg 
    (dieser Wert beträgt in der deutschen Gastronomie etwa 60% im Durchschnitt und liegt bei Getränken höher als bei Speisen weshalb es sinnvoll ist, den Rohertrag pro Warengruppe zu verfeinern):
  • Gruppe hinzufügen: Der Gewinn kann je nach Artikelgruppe angepasst werden.

Betriebskosten des Betriebes/Stunde

Dies sind die Basiskosten, welche für Ihren pro Stunde anfallen. Diese Zahl erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder sie können sie auch wie folgt ermitteln:

Addieren Sie alle Fixkosten Ihres Betriebs über einen bestimmten Zeitraum (Woche, Monat, Jahr) wie z.B. Warm-Miete, Strom, Gas, fixe Gehälter (welche nicht über unsere Personalzeiterfassung erfasst werden) und teilen Sie diese durch die Anzahl der Betriebsstunden (Öffnungszeiten des Betriebes) im jeweils benutzen Zeitraum (Woche, Monat, Jahr - selbstverständlich müssen alle Angaben sich auf einen einheitlichen Zeitraum beziehen).

Bsp.: 8000 Euro monatliche Fixkosten / 84 Betriebsstunden pro Monat (14 Std. pro Tag, 1 Ruhetag) = 95 Euro

Durchschnittliche Mitarbeiterkosten/Stunde: Durchschnittliche Kosten, welche im Schnitt pro Mitarbeiter entstehen. (Auch hier können Sie zunächst wie bei dem Wareneinsatz auch mit ungenaueren Angaben arbeiten, die Kosten jedoch auch für jeden Mitarbeiter angeben):

  • Dieser Wert kann je nach Mitarbeiter angepasst werden.
    (Ist ein Mitarbeiter nicht explizit aufgeführt, wird der Durchschnittswert / Strandardwert zur Berechnung herangezogen).

Für eine exakte Berechnung sollte die Mitarbeiter-Zeiterfassung aktiv sein und zu jedem einzelnen Mitarbeiter der Vollkosten-Lohn hinterlegt werden.

Mit einer aktiven Zeiterfassung werden die Mitarbeiterkosten basierend auf den hier angemeldeten Mitarbeitern berechnet. Sollte die Zeiterfassung nicht aktiv sein, werden die Mitarbeiterkosten basierend auf den an den Geräten angemeldeten Mitarbeitern berechnet.

Hinweis zum Praxis-Betrieb

1) Es ist völlig normal, dass sie in der ersten Zeit nach Start der Schicht keine Daten im Widget angezeigt bekommen. Zunächst müssen eine ausreichende Anzahl an Daten gesammelt werden. (Wenn sie also z.B. 60 Minuten als Intervall angegeben haben, so erhalten Sie auch erst nach der ersten Stunde des Betriebs eine Anzeige. Davor zeigt das Widget an, dass noch Daten gesammelt werden müssen).

2) Bei allen Angaben des Widgets handelt es sich um statistische Echtzeit-Daten, deren Aussagekraft von der Qualität der oben genannten Informationen abhängt. Weiterhin verändern sich die Anzeige der Kennzahlen ständig im Takt der Upload-Intervalle mit welchen die Kasse mit der Cloud synchronisiert. 

 

 

 

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