Um die Funktion “Kassenbuch” innerhalb der Cloud und App nutzen zu können, müssen erst einige grundlegende Einstellungen vorgenommen werden. Mehr zu den Vorteilen des GASTROFIX Kassenbuches und den aktuellen Angeboten finden Sie hier.
Um Ihnen die Einrichtung zu erleichtern, führen wir Sie in diesem Artikel Schritt für Schritt durch die Neuerungen innerhalb der Cloud. Für die Initialeinrichtung müssen Sie sich mit Ihrem Inhaberaccount in die Cloud einloggen. Im folgenden der Ablauf der Initialeinrichtung in der Cloud:
- Aktivierung der Funktion "Kassenbuch"
- Zuweisung der Cloudrollen
- Einstellung der Beleganzahl
- Zuweisung der Mitarbeiterrechte
- Hinzufügen von Gründen
- Einführung Tresormitarbeiter
Optional können Sie sich die Initialeinrichtung in der Cloud auch als Tutorial Video anschauen:
Aktivierung der Funktion “Kassenbuch”
Der erste Schritt beinhaltet die Aktivierung des Features innerhalb der Cloud. Begeben Sie sich in Ihrer Cloud in den Bereich “Setup” → “Setup” → “Betriebe” → “Features” und aktivieren Sie die Funktion “Kassenbuch”.
Hierbei ist zu erwähnen, dass das Kassenbuch nur aktiviert werden kann, wenn keine Wechselkurse in Ihrem Betrieb hinterlegt sind. Falls ein Wechselkurs hinterlegt sein sollte, gehen Sie auf “Setup” → “Wechselkurs” und entfernen alle hinterlegten Einträge um das Kassenbuch nutzen zu können.
Wichtig: Nach entfernen der Wechselkurse ist eine Bezahlung mit einer Fremdwährung in der App nicht mehr möglich!
Nach Aktivierung des Features drücken Sie auf Speichern und aktualisieren Sie ihren Browser (Explorer). Damit haben Sie den ersten Schritt abgeschlossen und können nun die Einstellung zu den Cloud-Rollen vornehmen.
Zuweisung der Cloud-Rollen
Nachdem Sie das Kassenbuch aktiviert haben, müssen Sie Ihren Cloud-Rollen die Rechte für das Kassenbuch zuweisen. Dafür gehen Sie wie gewohnt auf “Inhaber” → “Inhaber” → “Cloud-Rolle” und bearbeiten die gewünschte Cloud-Rolle über den “Bearbeiten”-Button.
In der folgenden Ansicht wählen Sie unter der Rubrik “Kassenbuch” alle gewünschten Funktionen aus, welche die gewählte Cloud-Rolle nutzen darf. Wir empfehlen diese Rechte nur genau den Cloud-Rollen zuzuordnen, welche Sie auch wirklich benötigen z.B. ihrem Steuerberater und/oder dem Schichtleiter. In diesem Beispiel haben wir die "Betriebsleitung" gewählt, welche alle nachfolgenden Rechte zugewiesen bekommt.
Eine kurze Erklärung zu den einzelnen Funktionen hilft Ihnen die passenden Rechte den jeweiligen Cloud-Rollen zuzuweisen.
- Revision: Nutzer kann den Revisionbereich unter “Auswertung” einsehen
- Optionen anpassen: Nutzer kann die Boneinstellungen des Kassenbuches ändern
- Gründe: Erlaubt Nutzer die Gründe für einen Kassenbucheintrag in der Cloud anzupassen
Nachdem Sie alle gewünschten Funktionen für die Cloud-Rolle ausgewählt haben, klicken Sie auf “Speichern”. Dies können Sie für jede weitere Cloud-Rolle wiederholen. Standardmäßig sind alle Funktionen deaktiviert.
Einstellung der Beleganzahl
In diesem Schritt widmen wir uns der Konfiguration der gedruckten Beleganzahl im Rahmen des Kassenbuches. In der folgenden Ansicht unter “Setup” → “Setup” → “Betrieb” → “Einstellungen”, haben Sie die Möglichkeit die Anzahl an gedruckten Belegen für jeden der einzelnen Kassenbuchvorgänge zu konfigurieren.
Standardmäßig wird nach jeder Transaktion des Kassenbuches ein einzelner Beleg ausgedruckt. Sie haben die Möglichkeit eine beliebige Anzahl an Belegen drucken zu lassen. Dazu tragen Sie die gewünschte Zahl in das passende Feld ein. Unsere Empfehlung ist ein Wert zwischen 1 - 4. Wählen Sie die Anzahl so, dass alle Ihren betrieblichen Abläufe korrekt abgebildet werden. Eine Erklärung zu den einzelnen Begriffen finden Sie in unseren allgemeinen Einführungsartikel zum Kassenbuch.
Zuweisung der Mitarbeiterrechte
Um das Kassenbuch in der App für Mitarbeiter freizuschalten, müssen Sie den einzelnen Mitarbeitergruppen die gewünschten Rechte zuweisen.
Um die Mitarbeiterrechte anzupassen gehen Sie wie gewohnt auf “Setup” → “Setup” → “Mitarbeitergruppe” und bearbeiten die gewünschten Mitarbeitergruppen über den “Bearbeiten”-Button.
In diesem Beispiel wählen wir die Mitarbeitergruppe “Chefkellner” aus. Nachdem Sie den “Bearbeiten”-Button angeklickt haben, befinden Sie sich in der Ansicht, in der Sie die Rechte der Gruppe “Chefkellner” einsehen können. Der Reiter zu den Kassenbuch-Rechten befinden sich am Ende der Liste:
Hier haben Sie nun die Möglichkeit alle gezeigten Optionen beliebig zu kombinieren. In diesem Beispiel sind die Rechte des Chefkellners auf die Nutzung der Punkte “Sonstige Einnahmen”, “Sonstige Ausgaben” und “Zeige alle Transaktionen” beschränkt. Dies ist der Fall, da Vorgänge mit Geldflüssen in den Tresor, oder aus selbigen hinaus, dem Tresor-Mitarbeiter, dem Filialleiter, oder Eigentümer vorbehalten werden sollten.
Diesen Schritt führen Sie für alle Mitarbeitergruppen durch.
Hinzufügen von Gründen
Als letzten Schritt müssen Sie noch “Gründe” für Ein- und Ausgaben hinterlegen. Ohne diese kann das Kassenbuch in der App nicht genutzt werden!
Navigieren Sie zuerst zu “Setup” →“Finanzen” → “Gründe”. Standardmäßig werden eine Gruppe allgemeiner Gründe hinterlegt. Diese können Sie beliebig Ihren Geschäftsvorfällen anpassen.
Hier haben Sie eine Übersicht über alle hinterlegten Gründe und können mit Klick auf den Button “Neuer Eintrag”, einen Grund hinterlegen. Wählen Sie den gewünschten Konto-Typ.
Wählen Sie aus ob der Grund einer sonstigen Ein- oder Ausgabe zugeordnet werden soll. In der Ansicht sind folgende Felder vorhanden:
- Beschreibung: Einfache Beschreibung des Grundes. Wird in der App angezeigt.
- Konto (Optional): Falls Sie die DATEV-Funktion nutzen, können Sie hier das entsprechende DATEV-Konto auswählen.
- Kategorie (Optional): Hier können Sie den Grund einer übergeordneten Kategorie zuordnen.
- Tresor-Toggle (Optional): Mit diesem Toggle können Sie einstellen, ob dieser Grund nur dem Tresor-Mitarbeiter zur Verfügung steht. Standardmäßig deaktiviert.
Diesen Ablauf können Sie für alle Gründe wiederholen. Es wird empfohlen folgende Gründe zu hinterlegen:
- Kassendifferenzen Plus (Nur Tresor)
- Kassendifferenzen Minus (Nur Tresor)
- Korrekturbuchung - Ausgabe
- Korrekturbuchung - Einnahme
- Privateinlagen (Nur Tresor)
- Tresoreinlage (Nur Tresor)
- Verschiedene Einnahmen
- Verschiedene Ausgaben
- Bankabschöpfung (Nur Tresor)
- Betriebskosten
- Lohnzahlung / Vorschuss (Nur Tresor)
- Privatentnahmen (Nur Tresor)
- Trinkgeldauszahlung (Nur Tresor)
Dies stellt eine Empfehlung dar und hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit! Wählen Sie die Gründe so, dass alle ihre Geschäftsvorfälle abgedeckt werden. Achten Sie weiterhin darauf die Beschreibung so kurz zu halten, dass diese von Ihrem Drucker korrekt ausgedruckt werden kann!
Tresor-Mitarbeiter
Mit dem GASTROFIX Kassenbuch wird automatisch ein neuer Mitarbeiter, sowie eine neue Mitarbeitergruppe, mit dem Namen “Tresor” erstellt.
Folgende Eigenschaften sind diesem Mitarbeiter zugeordnet:
- Dieser Mitarbeiter kann in der Cloud weder entfernt noch deaktiviert werden
- Kann in der App alle Kassenbuch Funktionen nutzen
- Kann in der App weder Bestellungen aufnehmen noch abrechnen
- Kann in der App Tresortransfers durchführen
Der Tresor-Mitarbeiter kann dazu genutzt werden Tresortransfers über einen seperaten Mitarbeiter abzuschließen und in der Cloud nachverfolgbar zu machen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit anderen Mitarbeitern die Rechte zur Ausführung von Tresortransfers zuzuweisen um den eigenen Geschäftsstrukturen gerechtzu werden.
Um den Mitarbeiter nutzen zu können, müssen Sie erst ein Passwort hinterlegen. Dazu gehen Sie in den Bereich “Mitarbeiter” unter “Stammdaten” → “Mitarbeiter” und klicken auf das Schlüsselsymbol des Tresor-Mitarbeiters.
Nun sehen Sie das Eingabefeld für Passwort und PIN. Da es sich um sensitive Transaktionen handelt, empfehlen wir die Nutzung eines Passwortes mit folgenden Eigenschaften:
- Mindestens 8 Zeichen
- Groß- & Kleinschreibung
- Zahlen & Sonderzeichen
- Keine Namen oder persönlichen Daten verwenden
Sie können aber auch wie gewohnt einen vierstelligen Mitarbeiter-PIN vergeben und sich damit in der App anmelden. Dies wird nicht empfohlen, aufgrund der geringeren Sicherheit des vierstelligen PINs.
Die Initialkonfiguration des Kassenbuches in der Cloud ist somit abgeschlossen. Nun können Sie mit der Initialkonfiguration der App beginnen. Dazu gehen Sie nun zum Artikel Initialkonfiguration App.