Mit der Filialverwaltung besteht die Möglichkeit alle Betriebe zentral von einem Ort aus zu managen. Zudem sind unbegrenzt viele Filialen integrier- und steuerbar und man erhält in Echtzeit die wichtigsten Kennzahlen jeder Filiale. Alle Transaktionsdaten (Bestellungen, Zahlungen, Tischumsätze, Kellnerabrechnungen) stehen sekundenschnell im Restaurant-Manager zur Verfügung.
Die Einrichtung und Nutzung der Filialverwaltung beinhaltet folgende Punkte:
- Cloud-Rollen konfigurieren
- Cloud-Nutzer konfigurieren
- Betriebe einstellen
- Datenübertragung einstellen
- Neue Betriebsgruppe anlegen
- Bestehende Betriebsgruppen bearbeiten
- Datenänderungen übertragen
- Auswertung in der Cloud
Cloud-Rollen konfigurieren
WICHTIG: Der Inhaber Reiter ist nur zu sehen, wenn der Nutzer die entsprechenden Rechte hat. Sollte dieser Bereich nicht zu sehen sein, muss der Lightspeed-Support kontaktiert werden, sodass die folgenden Schritte ausgeführt werden können.
Schritt 1
- Login in die Cloud
- Navigieren zu Inhaber > Inhaber > Cloud-Rolle
- Öffnen der Bearbeitung des Mitarbeiters, der die Berechtigung zur Filialverwaltung erhalten soll
Schritt 2
- Aktivieren der gewünschten Rechte unter Filialverwaltung
HINWEIS: Inhaber, Franchisegeber, neuen Betrieb anlegen & Filialberichte sollten aktiviert sein. Falls: Zwischen den Betrieben wechseln noch nicht aktiviert sein sollte, ist dieser Punkt ebenfalls auszuwählen. - Speichern
Cloud-Nutzer konfigurieren
Schritt 1
- Navigieren zu Inhaber > Inhaber > Cloud-Nutzer
- Bearbeitung des gewünschten Cloud-Nutzers über Bearbeitungssymbol öffnen
Schritt 2
- Den Zugriff auf die jeweiligen Betriebe festlegen unter Zugriff auf
- Den Startbetrieb auswählen
HINWEIS: Empfehlenswert; prinzipiell optional - Speichern
Betriebe einstellen
HINWEIS: Alle Betriebe haben jetzt durch die aktivierte Filialverwaltung rechts vorne ein fünftes Symbol bekommen. Dieses markiert den Betrieb als Hauptfiliale (Stern), Filiale (ausgefüllter Kreis) oder normalen Betrieb (Ring). Der normale Betrieb gehört nicht zum Filialsystem, aber zum Inhaber.
Schritt 1
- Navigieren zu Inhaber > Inhaber > Betriebe
- Bearbeitung über Bearbeitungssymbol öffnen
Schritt 2
- Scrollen bis zum Abschnitt Erweiterte Funktionen
- Filiale auf AN stellen
- Speichern
WICHTIG: Als letzter Schritt muss noch der Hauptbetrieb bestimmt werden. Dies bewirkt man, indem das Filialsymbol (ausgefüllter Kreis) bei einem Betrieb per Maus angeklickt wird. Der ausgefüllte Kreis wechselt zu einem Stern.
Datenübertragung einstellen
HINWEIS: Um eine Vereinheitlichung der Daten innerhalb einer Filialstruktur zu gewährleisten, ist es möglich bestimmte Stammdaten direkt von der Hauptkasse aus in die Filialen zu kopieren.
WICHTIG: Die folgenden Schritte „Datenübertragung einstellen“ sind nur mithilfe des Lightpeed-Supports durchzuführen.
Schritt 1
- Zum neuen Hauptbetrieb wechseln über Betriebe wechseln
Schritt 2
- Navigieren zu Setup > Setup > Betriebe > Admin Area
HINWEIS: Der Bereich Admin Area ist nur für den Support zugänglich. Schreiben Sie uns bitte eine Mail an g-support@lightspeedhq.com mit den gewünschten Einstellungen. - Scrollen bis zum Abschnitt Filialen Management
- Gewünschte Übertragung aktivieren
HINWEIS: Artikel kopieren ist festgestellt und kann nicht deaktiviert werden (dies ist ein gewünschtes Verhalten der Cloud) - Speichern
Folgende Bedeutungen und eventuelle Einschränkungen sind zu beachten:
Name | Erklärung | Wichtig |
Artikel des Corporate Betriebs | Beschränkt die zu übertragenden Artikel auf den angegebenen PLU-Raum | |
Artikel kopieren? | Kopiert alle Artikel vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | Dies passiert PLU-basiert, d.h. dass alle gleichen PLU zwangsweise auf die Daten der Hauptkasse korrigiert werden. |
Artikelpreis kopieren? | Ermöglicht das Aussparen des Preises bei „Artikel kopieren“ | |
Preisebene des Artikels zurücksetzen? | Setzt den Preis der Preisebene des Artikels in der Filiale auf den Normalpreis | Die Preisebene teigt im Artikel 0€, dies ist aber systemseitig nicht möglich, daher zieht das System bei Buchung automatisch den normalen Preis |
Artikelgruppen kopieren? | Kopiert alle Artikelgruppen vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
Artikeltypen kopieren? | Kopiert alle Artikeltypen vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
Bestellmasken kopieren? | Kopiert alle Bestellmasken vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
Gänge kopieren? | Kopiert alle Gänge vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
Mitarbeiter kopieren? | Kopiert alle Mitarbeiter vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | Beim Übertragen müssen alle Mitarbeiter-IDs und zugehörige Mitarbeiter identisch sein. Sollten bereits Mitarbeiter in den Filialen angelegt sein, dürfen die Mitarbeiter-IDs nicht abweichen. Ist es nicht gesichert, bitte die Mitarbeiter filialweise löschen und ebenso aus dem Papierkorb entfernen. |
Mitarbeitergruppen? | Kopiert alle Mitarbeiter vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
Steuersätze kopieren? | Kopiert alle Steuersätze vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
Zahlarten kopieren? | Kopiert alle Zahlarten vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
Kostenstellen kopieren? | Kopiert alle Kostenstellen vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
Rabatte kopieren? | Kopiert alle Rabatte vom Hauptbetrieb in die Filialbetriebe | |
„Deaktiviert“- Status kopieren | Ermöglicht das Aussparen von deaktivierten Artikeln beim Kopieren von Artikeln |
Neue Betriebsgruppen anlegen
HINWEIS: Die Einrichtung der Betriebsgruppen ist für die Nutzung der Filialverwaltung nicht zwingend notwendig.
Schritt 1
- Navigieren zu Setup > Setup > Betriebe > Features
- Rechts neben Filialverwaltung auf das blau hinterlegte Symbol Konfigurieren klicken
Schritt 2
- Klicken auf +Neuer Eintrag
Schritt 3
- Durch Eingabe in das Pflichtfeld (mit Stern versehen), den Gruppennamen bestimmen
- Darunter kurze Beschreibung der Betriebsgruppe festlegen (optional)
- Die Betriebe auswählen, die der Gruppe hinzugefügt werden sollen
- Speichern
Bestehende Betriebsgruppen bearbeiten
Schritt 1
- Navigieren zu Setup > Setup > Betriebe > Features
- Rechts neben Filialverwaltung auf das blau hinterlegte Symbol Konfigurieren klicken
Schritt 2
- Anklicken der Bearbeitung der jeweiligen Betriebsgruppe
Schritt 3
- Bestehenden Gruppennamen durch Anklicken bearbeiten
- Je nach Wunsch, Betriebe unter dem Reiter Betriebe, durch Anklicken der linken Checkboxen aktivieren oder entfernen
- Speichern
Datenänderungen übertragen
WICHTIG: Damit es nicht zu Überschneidungen kommt, ist es notwendig Änderungen vor Beginn oder nach Abschluss eines Geschäftstages zu übertragen.
Wenn Änderungen an den Stammdaten vorgenommen wurden und diese auf die Filialen übertragen werden sollen, geht dies folgendermaßen.
- Gewünschte Änderungen in allen Reitern vornehmen
- Navigieren zu Stammdaten > Artikel
- Klicken auf Änderungen Übertragen
HINWEIS: Es können demnach keine zeitlichen Vorgaben getätigt werden. Alle Änderungen werden mit dem Übertrag sofort wirksam.
Auswertung in der Cloud
Schritt 1
- Anklicken der eigenen Cloud-Nummer oben rechts und wechseln zu Gruppe auswählen
- Die gewünschte Betriebsgruppe auswählen und auf Ändern klicken
HINWEIS: Nun stehen in der Cloud bestimmte Bereiche, sowie Einstellungen auf Inhaber-Ebene zur Verfügung.
Bestellungen nach Artikel & Artikelgruppe pro Filiale
- Navigieren zu Auswertung > Filialen > Bestellungen