Das Kassensystem von Lightspeed bietet eine DATEV-Export-Funktion. Bei bestehendem Interesse (an einer Beratung) können unsere Kunden das LIGHTSPEED Sales-Team unverbindlich kontaktieren.
Zu den eindeutigen Vorteilen dieser Funktion gehören:
- Zeitersparnis
- Kostenreduktion
- Geringerer Arbeitsaufwand
Alle Daten können automatisch DATEV-konform für die eigene Buchhaltung und/oder den Steuerberater aufbereitet ausgegeben werden (inklusive Unterkonten). Nach der Konfiguration ordnet diese Funktion die Umsätze organisiert nach Warengruppen, Tag und Abrechnungsart den in der Cloud hinterlegten Buchhaltungskonten zu und generiert dann auf Wunsch einen Report. Da Lightspeed das DATEV-Format verwendet, kann man nach dem Export des DATEV-Reports, diesen direkt in ein DATEV-fähiges Programm importieren.
Zur Vorbereitung werden folgende Informationen benötigt:
- Daten des Steuerberaters
- Daten zu den Buchungskonten
Zur Einrichtung und Nutzung des DATEV-Exports werden folgende Punkte ausgeführt:
- Steuerberaterdaten hinterlegen
- Buchhaltungskonto anlegen
- Differenzierte MwSt. anlegen (optional)
- Verknüpfen der Buchhaltungskonten
- Verknüpfen der Abrechnungsarten
- Verknüpfen der Mehrwertsteuersätze
- Anpassen der Artikelgruppen
Vorbereitung
Zur Einrichtung der DATEV-Funktion benötigen wir folgende Informationen zum Betrieb und dem zuständigen Steuerberater. Der Export der Daten ist erst mit der vollständigen Einrichtung der Schnittstelle möglich.
Daten des Steuerberaters
- Steuerberater Name
- Steuerberaternummer
- Mandantennummer
HINWEIS: Die Mandantennummer darf maximal fünfstellig sein. - Beginn des Fiskaljahres
- Gewünschtes Zwischenkonto
- Sachkontennummernlänge
Daten zu den Buchungskonten
- Genutzter Kontenrahmen (SKR)
- MwSt.-Konten
- Abrechnungsarten (Bar, EC, Kreditkarten, etc.)
- Erlöskonten (Namen, Kontonummer)
- Kassenbuch aktivieren
- Konten für die jeweiligen Gründe (Geschäftsvorfälle)
- Sonstige Einnahmen
- Sonstige Ausgaben
Einrichtung
Steuerberaterdaten hinterlegen
- Navigieren zu Setup > Finanzen > Datev
- Steuerberater Name: Laut Vorgabe des Steuerberater
- Steuerberater: Steuerberaternummer
- Mandant: Mandantennummer
- Fiskales Jahr beginnt (MM/YY): Laut Vorgabe des Steuerberater
- Zwischenkonto: Laut Vorgabe des Steuerberaters
- Sachkontennummernlänge: Ist gleich der Länge der verwendeten Kontennummer
- Speichern
Buchhaltungskonten anlegen
Sind die allgemeinen Informationen hinterlegt, werden nun die Buchhaltungskonten angelegt.
In der unten stehenden Tabelle sind die Pflichtangaben zu den Kontenarten Umsatzsteuer-, Erlös- und Finanzkonten aufgeführt.
|
Pflichtangabe |
Umsatssteuerkonto |
Erlöskonto |
Finanzkonto |
|
Kontenbezeichnung |
Ja |
Ja |
Ja |
|
Buchhaltungskonto-Nr. |
Ja |
Ja |
Ja |
|
Kontenrahmen |
Ja |
Ja |
Ja |
|
Kontoart |
Steuer/Umsatzsteuer |
Erlöse/Erlöskonten |
Abrechnungsarten/ Zahlungsmittel |
|
Wert |
Ja |
Nein |
Nein |
Buchhaltungskonten anlegen | Variante 1
Schritt 1
- Navigieren zu Setup > Finanzen > Buchhaltungskonto
- Klicken auf +Neuer Eintrag
Schritt 2
- Kontobezeichnung: Name des Kontos
HINWEIS: Bezeichnungen können individuell vergeben und damit entscheiden werden, ob (wie in der Abbildung gezeigt) lediglich zwischen 19% und 7% (gültig in Deutschland) unterschieden oder ob die Umsatzsteuer noch in weiter verschiedene Warengruppen unterteilt werden soll. - Buchhaltungskonto: Kontonummer laut Kontenrahmen
- Kontenrahmen: Je nach genutztem Kontenrahmen
- Code: Bleibt leer/frei
- Kontoart: Je nach Entsprechung
- Wert: Wert eintragen
WICHTIG: Nur MwSt.-Konten erhalten einen Wert in Höhe ihrer Prozente, ansonsten immer Null. - Sortieren: Bleibt leer/frei
- Kostenstelle: Je nach genutzter Kostenstelle
- Buchungstext: Je nach gewünschtem Buchungstext
- Speichern
Für weitere Konten werden die Schritte dieses Abschnitts wiederholt.
Buchhaltungskonten anlegen | Variante 2
- Navigieren zu Setup > Finanzen > Buchhaltungskonto
- Einfachklick in das erste Freifeld links in der Freizeile der Tabelle
- Kontobezeichung (Name des Kontos) eintragen
- Buchhaltungskonto (Kontonummer laut Kontenrahmen eintragen)
- Kontenrahmen (Je nach genutztem Kontenrahmen) per Dropdown auswählen
- Code: Bleibt leer/frei
- Kontoart je nach Entsprechung per Dropdown auswählen
- Wert eintragen
WICHTIG: Nur MwSt.-Konten erhalten einen Wert in Höhe ihrer Prozente, ansonsten immer Null. - Sortieren-Feld: Bleibt leer/frei
- Mit einem Mausklick außerhalb der Tabelle Eintrag abschließen
Für weitere Konten die Schritte dieses Abschnitts wiederholen.
Differenzierte Mehrwertsteuer anlegen (optional)
Es besteht die Möglichkeit, Umsatzsteuern weiter zu unterteilen.
Man erstellt für jede gewünschte Unterteilung einen neuen Konto-Eintrag. Diesen neuen Einträgen werden individuelle Konto-Bezeichnungen vergeben. Alle anderen Einstellungen (inkl. Buchhaltungskonto) bleiben gleich.
Damit eine genauere Differenzierung der Erlöse innerhalb eines Mehrwertsteuersatzes auch gebucht werden kann, müssen diese Differenzierungen dementsprechend bearbeitet werden:
Schritt 1
- Navigieren zu Setup > Finanzen > MwSt.
- Klicken auf +Neuer Eintrag
Schritt 2
- Name: Prozentsatz & Name des Erlöskontos
- Wert: gleich Mehrwertsteuersatz, somit entweder 7 oder 19
- MwSt.-Konto: per Dropdown-Menü auswählen
- Konto: Erlöskonto per Dropdown-Menü auswählen
- Kennzeichen: Ein Kennzeichen eintragen (z.B. 1 für 19% und 2 für 7%). Hier kann eine Zuordnung auf der Rechnung stattfinden, sodass der Gast weiß, welches Produkt welcher Steuer unterliegt.
- Beschreibung (Optional): Kurze Beschreibung des Kontos und seiner Funktion.
- Speichern
Verknüpfen der Buchhaltungskonten
Um Ihre Buchungen korrekt anzuzeigen, müssen die angelegten Buchhaltungskonten in der Lightspeed-Cloud verknüpft werden.
Die Verknüpfung beinhaltet folgende Schritte:
- Verknüpfen der Abrechnungsarten
- Verknüpfen der Mehrwertsteuersätze
- Anpassen der Artikelgruppen (MwSt.-Sätze)
- Verknüpfen des Kassenbuchs
Verknüpfung der Abrechnungsarten
Schritt 1
- Navigieren zu Setup > Finanzen > Abrechnungsarten
- Bearbeitung
der gewünschten Abrechnungsart öffnen
Schritt 2
- Buchhaltungskonto: Per Dropdown-Menü das korrekte Konto auswählen
HINWEIS: Sollten Sie im Feld "Buchhaltungskonto" keine Finanzkonten auswählen können, überprüfen Sie bitten, ob die Buchhaltungskonten korrekt angelegt wurden. Die Finanzkonten müssen die Kontoart "Abrechnungsart/Zahlungsmittel" hinterlegt haben, um anschießend einer Abrechnungsart zugeordnet werden zu können. Die korrekte Konfigurationen ist hier beschrieben. - Speichern
- Wiederholen dieses und des vorherigen Schrittes für jede weitere Abrechnungsart.
Verknüpfen der Mehrwertsteuersätze
Schritt 1
- Navigieren zu Setup > Finanzen > MwSt.
- Bearbeitung öffnen
Schritt 2
- MwSt.-Konto: Entsprechendes MwSt.-Konto aus Dropdown-Menü zuweisen
- Konto: Entsprechendes Erlös-Konto aus Dropdown-Menü zuweisen
- Speichern
- Wiederholen dieses und des vorherigen Schrittes für jeden weiteren Mehrwertsteuersatz.
Anpassung der Artikelgruppen
Schritt 1
- Navigieren zu Stammdaten > Artikelgruppe
- Bearbeitung der gewünschten Artikelgruppe öffnen
Schritt 2
- Den korrekten Steuersatz aus dem Dropdown-Menü zuweisen
HINWEIS: Dies ist vor allem dann notwendig, wenn der Steuerberater eine genauere Differenzierung der Steuern haben möchte und in den Schritten zuvor mehrere neue Steuereinträge angelegt wurden. - Speichern
WICHTIG: Wenn man mit der direkten Arbeit in den Tabellen der Cloud vertraut ist, können die entsprechenden Anlagen, Zuordnungen und Zuweisungen auch direkt über die Tabelle bewerkstelligt werden. - Wiederholen dieses und des vorherigen Schritts für jede weitere Artikelgruppe.
