Mit dem digitalen Kassenbuch von Lightspeed können alle Bargeldflüsse innerhalb eines Betriebes schnell und einfach in das Kassensystem eingegeben werden. Damit sind Excel-Listen und Zettelwirtschaft endlich passé.
Um das Kassenbuch in der Kasse benutzen zu können muss dieses vorher eingerichtet werden. Zum Kassenbuch einrichten hier klicken
Folgende Punkte werden in diesem Artikel erläutert:
- Die Nutzung in der Kassen-App
- Buchung von Geschäftsfällen
- Buchung von innerbetrieblichen Geldflüssen
- Revision
Die Nutzung in der Kassen-App
Schritt 1
- Navigieren zu Admin > Kassenbuch
- Folgende Vorgänge stehen zur Auswahl
- Sonstige Ausgaben: Grund bedingter Geldfluss aus der Kasse
- Sonstige Einnahmen: Grund bedingter Geldfluss in die Kasse
- Wechselgeldeinlage: Geldtransit aus dem Tresor
- Abschöpfung: Geldtransit in den Tresor
Schritt 2
- Durch Tippen auf das
Symbol wird der gewünschte Vorgang ausgewählt - Auswahl des Grundes für den Vorgang
HINWEIS: Pro Vorgang kann immer nur ein einziger Grund ausgewählt werden. Weitere Gründe werden in der Cloud angelegt. Die Gründe sollten so angelegt werden, dass alle betrieblichen Vorgänge abgebildet sind. - Eingabe des Geldbetrages in die Eingabemaske & Sicherung des Vorgangs durch Speichern
Schritt 3
- Optional kann ein Kommentar hinzugefügt werden. Dies ist besonders sinnvoll, um die Vorgänge mit Informationen anzureichern, z.B. welchem Mitarbeiter ein Lohnvorschuss gezahlt wurde.
Schritt 4
- Optional kann ein Beleg hinzugefügt werden
- Alle Aufnahmen werden in Graustufe in der Lightspeed Cloud gespeichert und können über das Dokumentarchiv angesehen werden.
HINWEIS: Die Belegaufnahmen sind rein optional und ersetzen nicht die Aufbewahrung des Originalbelegs. Sie werden nicht über den Lightspeed-Export zugänglich gemacht und dienen rein der Vereinfachung.
Vorgangsübersicht
Schritt 1
- Navigieren zu Admin > Kassenbuch
- Eine Liste aller Vorgänge ist unten in der Vorgangsauswahl zu finden (nur mit entsprechenden Mitarbeiterrechten)
Schritt 2
- Durch Auswahl des Drucker Symbols wird ein Bon erneut ausgedruckt
- Über Filter wird die Anzeige gefiltert
Buchung von Geschäftsfällen
WICHTIG: Nach Abschluss eines Geschäftstages können zu diesem Geschäftstag keine Buchungen mehr vorgenommen werden.
Sonstige Ausgabe: Grund bedingter Geldfluss aus der Kasse
Sonstige Einnahme: Grund bedingter Geldfluss in die Kasse
- Anmeldung über einen Mitarbeiter mit entsprechend zugewiesenen Mitarbeiterrechten (siehe unter Punkt Mitarbeiterberechtigungen einstellen & Tresorpasswort vergeben)
- Navigieren zu Admin > Kassenbuch
- Anklicken des
Buttons für Sonstige Einnahme/ Sonstige Ausgabe - Auswahl des gewünschte Geschäftsvorfalls
- Antippen des Eingabefeldes
- Betrag eingeben
- Speichern
- Auf Weiter klicken
- Kommentar hinzufügen (optional)
- Auf Weiter klicken
- Belegaufnahme hinzufügen (optional)
- Auf Weiter klicken
- Es wird eine Zusammenfassung zur Überprüfung gezeigt
Buchung von innerbetrieblichen Geldflüssen
Wechselgeldeinlage: Geldtransit aus dem Tresor
Abschöpfung: Geldtransit in den Tresor
HINWEIS: Abschöpfungen sind Bargeldbeträge, die der Kellner zurück in den Tresor legt. Wechselgeldeinlagen sind Bargeldbeträge, die dem Mitarbeiter als Arbeitsmittel im Zeitraum seines Dienstes zur Verfügung gestellt werden.
- Anmeldung über den Tresor-Mitarbeiter (falls noch nicht angemeldet)
- Navigieren zu Admin > Kassenbuch
- Anklicken des Buttons unter Wechselgeldeinlage oder Abschöpfung
- Mitarbeiter auswählen
- Antippen des Eingabefeldes
- Betrag eingeben
- Speichern
- Auf Weiter klicken
- Kommentar hinzufügen (optional)
- Auf Weiter klicken
- Es wird eine Zusammenfassung zur Überprüfung gezeigt
- Speichern - Die Buchung wird über ein grünes Band Vorgang wurde gespeichert bestätigt
Revision
- Navigieren zu Auswertung > Auswertung > Revision
Kassenbuchbericht
- Navigieren zu Kassenbuch > Kassenbuchbericht
- Kassenbuchbericht pro Tag
- Kassenbuchbericht pro Monat
ERKLÄRUNG: Listet alle Buchungen von Geschäftsvorfällen und Geldflüssen bezogen auf den gewählten Zeitraum auf.
HINWEIS: Der Zeitraum HEUTE steht nicht zur Verfügung, da der Übertrag des Kassenbuches von der App erst nach Abschluss des Geschäftstages vollzogen wird.
Sonstige Ausgaben
- Navigieren zu Kassenbuch > Sonstige Ausgaben
- Übersicht für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet alle Buchungen von Geschäftsvorfällen und Geldflüssen bezogen auf den gewählten Zeitraum auf - Detailliste für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet detailliert die einzelnen Buchungen bezogen auf den gewählten Zeitraum auf - Übersicht pro Grund für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet die im gewählten Zeitraum genutzten Gründe auf. Angezeigt werden pro Grund Gesamtanzahl und gebuchte Gesamtsumme.
Sonstige Einnahmen
- Navigieren zu Kassenbuch > Sonstige Einnahmen
- Übersicht für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet alle Buchungen von Geschäftsvorfällen und Geldflüssen bezogen auf den gewählten Zeitraum auf - Detailliste für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet detailliert die einzelnen Buchungen bezogen auf den gewählten Zeitraum auf - Übersicht pro Grund für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet detailliert die im gewählten Zeitraum genutzten Gründe auf. Angezeigt werden pro Grund Gesamtanzahl und gebuchte Gesamtsumme.
Geldtransfer
- Navigieren zu Kassenbuch > Geldtransfers
- Wechselgeldeinlagen im Zeitraum
- Abschöpfungen im Zeitraum
- Abschöpfungen/ Wechselgeldeinlagen im Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet alle Buchungen von Geldflüssen bezogen auf den gewählten Zeitraum auf
Nullbons/ Schubladenöffnung
- Navigieren zu Kassenbuch > Nullbons/ Schubladenöffnung
- Übersicht für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet alle Schubladenöffnungen bezogen auf den gewählten Zeitraum nach Mitarbeitern auf - Detailliste für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Listet detailliert alle Schubladenöffnungen bezogen auf den gewählten Zeitraum nach Mitarbeiter auf
Dokumentarchiv
- Navigieren zu Kassenbuch > Dokumentenarchiv
- Ausfüllen des Formulars wie vorgegeben
ERKLÄRUNG: Listet angehängte Dokumente unter Filtervorgaben des vorangestellten, ausgefüllten Formulars auf
Ereignisse
- Ereignisse anklicken
- Es öffnet sich ein Dropdown-Menü
An-/Abmeldungen
- Navigieren zu Ereignisse > An-/Abmeldungen
- Übersicht für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Auflistung aller An- und Abmeldungen bezogen auf den gewählten Zeitraum nach Mitarbeiter und Gerätenamen - Detailliste für Zeitraum
ERKLÄRUNG: Auflistung aller An- und Abmeldungen bezogen auf den gewählten Zeitraum inklusive Uhrzeitangaben nach Mitarbeiter und Gerätenamen
Tagesbeginn/- Abschluss Übersicht
- Navigieren zu Ereignisse > Tagesbeginn/ -abschluss Übersicht
ERKLÄRUNG: Auflistung aller Geschäftsbeginn und Geschäftsabschlüsse bezogen auf den gewählten Zeitraum
