Anhand von Filtern können die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten, die Lightspeed bietet voll ausgeschöpft und ganz nach individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Der Artikel umfasst folgende Themen: Informationen zu Filialfiltern (bei aktivierter Filialverwaltung) sind hier zu finden.
- Welche Filter gibt es?
- Wann wird welcher Filter genutzt?
- Tipps & Tricks
- Filter anlegen
- Filter bearbeiten
- Filter löschen
Informationen zu Filialfiltern (bei aktivierter Filialverwaltung) sind hier zu finden.
Welche Filter gibt es?
Im Allgemeinen dient die Filterfunktion einer übersichtlicheren und schnelleren Auswertung der Daten in der Cloud. Die Filterfunktion ermöglicht es, nur einen spezifischen Teil des beispielsweise Betriebsumsatzes zu zeigen. Die Filter werden je nach Wunsch selbst definiert und gespeichert und müssen demnach nicht wiederholt manuell eingegeben werden. Es gibt folgende Filter:
Die jeweils angelegten Filter sind in der Cloud unter Filter in der Auswertung zu finden und können per Dropdown-Menü ausgewählt werden. Die Funktion der einzelnen Filter und wann sie sinnvoll sind, wird im Folgenden erklärt.
Wann wird welcher Filter genutzt?
Die Filterfunktion soll Zeit in der Handhabung innerhalb der Cloud sparen. Durch selbst vorgefertigte Filter werden in der Auswertung direkt die Ergebnisse ermittelt, die für den Nutzer von Interesse sind.
- Der Bestellfilter ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Inhaber zum Beispiel ermitteln möchte, welche Artikel zu welcher Zeit in welchem Bereich (Terrasse, Bar etc.) besonders beliebt sind oder welcher Mitarbeiter welche Transaktionsart ausgeführt hat (Rechnung storniert, Tisch gerettet etc.). Es können zum Beispiel Heißgetränke zwischen 14:00 Uhr und 17:00 Uhr auf der Terrasse gefiltert werden.
- Der Umsatzfilter berücksichtigt alle Transaktionsarten. Es kann hier explizit nach Rabatten oder einer bestimmten Abrechnungsart gefiltert werden. Beispielsweise möchte der Inhaber wissen, welche Transaktionen durch Gutscheine erfolgt sind oder wie viel Barumsatz am Vortag an der Bar zwischen 20:00-01:00 Uhr gemacht wurde.
- Durch den Stammdaten-Filter kann nach bestimmten Artikelgruppen/Artikeln gefiltert werden. Zum Beispiel sollen nur Heißgetränke und Kuchen/ Gebäck in der Auswertung berücksichtigt werden.
- Der Journalfilter ermöglicht eine Filterung nach bestimmten Fehlermeldungen, unter anderem System Fehler, System Warnungen und/ oder System Informationen.
- Durch den Kundenfilter kann nach verschiedenen Kundengruppen gefiltert werden.
- Anhand des Filters Zeiterfassung kann der Inhaber ermitteln, an welchen Tagen/ in welchem genauen Zeitraum, welcher Mitarbeiter gearbeitet hat.
Tipps & Tricks?
Auch wenn unendlich viele Filter angelegt werden können, wird empfohlen, nicht zu viele Filter auf einmal anzulegen. Sie sollten eindeutig benannt werden, dass auch bei mehreren Filtern ersichtlich ist, wofür sie angelegt wurden. Viele Berichte können durch die Auswertungsfunktion schon gefiltert werden.
Zudem sollten Filter, die sich gegenseitig aufheben vermieden werden. Zum Beispiel verschiedene Artikelgruppen und Artikel.
WICHTIG: Die angelegten Filter sind in der Auswertung immer nur in der jeweiligen Kategorie zu finden. Der Umsatzfilter ist beispielsweise nur unter Auswertung > Umsätze zu finden.
Umsatzfilter anlegen
Schritt 1
- Navigieren zu Auswertung > Filter
- Wechseln auf den Reiter Umsatzfilter
- Klicken auf +Neuer Eintrag
HINWEIS: Alle Felder sind rein optional. Wenn bei einer Filter-Option nichts ausgewählt ist, wird nach diesem Kriterium nicht gefiltert.
HINWEIS: Die Umsatzfilter sind unter Auswertung > Umsätze rechts in dem Feld Filter zu finden. Der gewünschte Filter wird über das Dropdown-Menü ausgewählt
Schritt 2
- Name: Name des Umsatzfilters, beispielsweise „Terrasse zwischen 14:00 – 17:00 Uhr“
- Tische: Die zu filternden Tische.
- Über Option auswählen öffnet sich ein Dropdown-Menü. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Alle Tische werden ausgewählt (✓)
- Die eventuell zuvor angelegte Auswahl wird gelöscht (x)
- Einzelne Tischnummern werden durch Direkteingabe in das Suchfeld gefiltert (Eingabefeld Keine Filter)
- Die gewünschten Tischnummern werden durch Anklicken in der Auflistung ausgewählt
Schritt 3
- Mitarbeiter: Die zu filternden Mitarbeiter
HINWEIS: Es werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die zuvor über Stammdaten
> Mitarbeiter angelegt wurden. - Über Option auswählen öffnet sich ein Dropdown-Menü. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Alle Mitarbeiter werden ausgewählt (✓)
- Die eventuell zuvor angelegte Auswahl wird gelöscht (x)
- Einzelne Mitarbeiter werden durch Direkteingabe in das Suchfeld gefiltert (Eingabefeld Keine Filter)
- Die gewünschten Mitarbeiter werden durch Anklicken in der Auflistung ausgewählt
Schritt 4
- Transaktionsart: Die zu filternden Transaktionsarten
HINWEIS: Da es sich hierbei um einen Umsatzfilter handelt, werden automatisch alle Transaktionen beachtet
Schritt 5
- Abrechnungsart: Die zu filternde Abrechnungsart
HINWEIS: Es werden nur die Abrechnungsarten angezeigt, die zuvor über Setup > Finanzen > Abrechnungsarten angelegt wurden. - Über Option auswählen öffnet sich ein Dropdown-Menü. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Alle Abrechnungsarten werden ausgewählt (✓)
- Die eventuell zuvor angelegte Auswahl wird gelöscht (x)
- Einzelne Abrechnungsarten werden durch Direkteingabe in das Suchfeld gefiltert (Eingabefeld Keine Filter)
- Die gewünschten Abrechnungsarten werden durch Anklicken in der Auflistung ausgewählt
Schritt 6
- Rabatte: Die zu filternden Rabatte
HINWEIS: Es werden nur die Rabatte angezeigt, die zuvor über Setup > Finanzen
> Rabatte angelegt wurden. - Über Option auswählen öffnet sich ein Dropdown-Menü. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Alle Rabatte werden ausgewählt (✓)
- Die eventuell zuvor angelegte Auswahl wird gelöscht (x)
- Einzelne Rabatte werden durch Direkteingabe in das Suchfeld gefiltert (Eingabefeld Keine Filter)
- Die gewünschten Rabatte werden durch Anklicken in der Auflistung ausgewählt
Schritt 7
- Wochentage: Die zu filternden Wochentage
WICHTIG: Der Wochentag ist an die Schicht und nicht an das Datum einer Buchung gekoppelt. Der Buchungstag endet erst mit Beendigung der Schicht. Beispielsweise hat eine Buchung am Sonntag um 00:30 Uhr laut Cloud, den Wochentag Samstag, da die Schicht über den Tageswechsel hinaus geöffnet bleibt. - Über Option auswählen öffnet sich ein Dropdown-Menü. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Alle Wochentage werden ausgewählt (✓)
- Die eventuell zuvor angelegte Auswahl wird gelöscht (x)
- Einzelne Wochentage werden durch Direkteingabe in das Suchfeld gefiltert (Eingabefeld Keine Filter)
- Die gewünschten Wochentage werden durch Anklicken in der Auflistung ausgewählt
Schritt 8
- MwSt.: Die zu filternde MwSt.
HINWEIS: Hier werden nur die Steuern angezeigt, die zuvor über Setup > Finanzen
> MwSt. angelegt wurden. - Über Option auswählen öffnet sich ein Dropdown-Menü. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Alle MwSt.-Sätze werden ausgewählt (✓)
- Die eventuell zuvor angelegte Auswahl wird gelöscht (x)
- Einzelne MwSt.-Sätze werden durch Direkteingabe in das Suchfeld gefiltert (Eingabefeld Keine Filter)
- Die gewünschten MwSt. wird durch Anklicken in der Auflistung ausgewählt
Schritt 9
- Im/ Außer Haus: Die zu filternden Steuersätze „Im Haus“ oder „Außer Haus“
- Durch Anklicken des Feldes neben „Im/Außer Haus“ wird über das Dropdown-Menü bestimmt, ob nur Bestellungen „Im Haus“, „Außer Haus“ oder beides berücksichtigt werden soll.
Schritt 10
- Kostenstellen: Die zu filternden Kostenstellen
HINWEIS: Hier werden nur die Kostenstellen angezeigt, die zuvor über Setup > Finanzen
> Kostenstellen angelegt wurden. - Über Option auswählen öffnet sich ein Dropdown-Menü. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Alle Kostenstellen werden ausgewählt (✓)
- Die eventuell zuvor angelegte Auswahl wird gelöscht (x)
- Einzelne Kostenstellen werden durch Direkteingabe in das Suchfeld gefiltert (Eingabefeld Keine Filter)
- Die gewünschten Kostenstellen werden durch Anklicken in der Auflistung ausgewählt
Schritt 11
- Neben dem Auswertungsfilter kann zusätzlich noch ein Zeitfilter bestimmt werden, sodass nur eine bestimmte Zeitspanne in der Auswertung berücksichtigt wird. Beispielsweise, Kaffee zwischen 14:00 bis 17:00 Uhr.
- Klicken auf +Zeit hinzufügen
- Es öffnen sich Zahlräder, durch welche die Anfangs- und Endzeit des Zeitraums definiert werden kann.
HINWEIS: Die Uhrzeit kann entweder durch die Pfeile über und unterhalb des Eingabefeldes bestimmt werden oder durch Direkteingabe in das Zahlenfeld.
HINWEIS: Es können auch mehrere Zeiträume innerhalb eines Filters angelegt werden. Durch Anklicken des Buttons+Zeit hinzufügen öffnet sich ein weiteres Zeitraumfeld. Durch Anklicken des X-Symbols neben dem Zeitraum, wird der Zeitraum entfernt.
Schritt 12
- Eine kurze, signifikante Beschreibung des Filters. Z.B. „Filtert alle Umsätze auf der Terrasse zwischen 14:00-17:00 Uhr“
Filter bearbeiten
- Navigieren zu Auswertung > Filter > ( Bestellfilter / Umsatzfilter etc.)
- Das Bearbeitungssymbol
neben dem zu bearbeitenden Filter anklicken - Gewünschte Änderungen vornehmen
- Speichern
Filter löschen
- Navigieren zu Auswertung > Filter > ( Bestellfilter / Umsatzfilter etc.)
- Rechts neben dem zu löschenden Filter das Löschen-Symbol anklicken
- Den erscheinenden Warnhinweis Wollen Sie den Eintrag wirklich löschen? mit OK bestätigen
- Der Vorgang wird durch den Hinweis Einträge gelöscht“ oben rechts abgeschlossen