About GreenBill (Einführung)
Greenbill ermöglicht Ihnen die Erstellung von digitalen Rechnungen und hilft Ihnen dabei Papier zu sparen und die Umwelt zu schonen.Der Kunde benötigt dabei keine App und muss sich auch nirgends registrieren.Die Anwendung ist spielend einfach. QR-Code per Handy scannen, und das wars.Falls der Kunde weiterhin eine gedruckte Rechnung wünscht? Ein Klick an der Kasse genügt, und die Rechnung wird gedruckt.
In den folgenden Abschnitten finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Anwendungen von GreenBIll.
Erfahren Sie, wie Sie GreenBill für die Verwendung mit der Lightspeed G-Serie einrichten, sich in der Cloud anmelden, GreenBill Box installieren und sich bei GreenBill registrieren.
Basics
Erfahren Sie, wie Sie GreenBill für die Verwendung mit der Lightspeed G-Serie einrichten, sich in der Cloud anmelden, GreenBill Box installieren und sich bei GreenBill registrieren.
Onboarding von GreenBill
2. Onboarding von GreenBill an einer Kasse der Lightspeed G-Serie
2.1 GreenBill Box installieren
2.2 Bei Lightspeed anmelden
2.3 Bei GreenBill anmelden
GreenBill Box installieren
Als Erstes muss die Box mit dem GreenBill Server verbunden werden. Im Regelfall kann sich die Box automatisch konfigurieren. Sie müssen sie lediglich mit Strom versorgen und mit dem mitgelieferten Ethernet Kabel am selben Router anschließen, an welchem auch Ihr Kassensystem angebunden ist. Die Box sucht sich über DHCP selbst die benötigten Netzwerkdaten.
Wenn Sie die Box per WLAN verbinden wollen oder sie mit einer festen IP-Adresse konfigurieren möchten, springen Sie zu Punkt 3. Box manuell konfigurieren
2.2 Bei Lightspeed anmelden
Melden Sie sich nun in der Lightspeed Cloud an.
2.3 Bei GreenBill anmelden
Öffnen Sie in einem neuen Browser Fenster die Seite my.greenbill.de und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an, die wir Ihnen per E-Mail geschickt haben. Beim ersten Einloggen müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen und Ihr temporäres Passwort ändern.
Device Konfiguration
Lernen Sie, wie man die IP-Adresse der GreenBill Box kopiert, einen neuen Drucker zu Lightspeed hinzufügt, den Drucker zu Geräten hinzufügt und einen Thermodrucker zu GreenBill hinzufügen
2.4 IP-Adresse der GreenBill Box kopieren
2.5 Neuen Drucker bei Lightspeed hinzufügen
2.6 Drucker bei Geräten hinterlegen
2.7 Thermodrucker bei GreenBill anlegen
2.4 IP-Adresse der GreenBill Box kopieren
Sobald Sie auf „Datenquellen“ klicken, können Sie Ihre GreenBill Box und deren Einstellungen sehen. Die Box ID muss mit der ID auf der Rückseite Ihrer Box übereinstimmen.
Öffnen Sie die Einstellungen der Box über das Stiftsymbol und kopieren Sie die IPv4 Adresse.
2.5 Neuen Drucker bei Lightspeed hinzufügen
Wechseln Sie jetzt zur Lightspeed Cloud und fügen Sie über Setup - Hardware - Drucker einen neuen Drucker hinzu. Diesen nennen Sie am besten „GreenBill“ und hinterlegen die IP-Adresse, die Sie gerade aus GreenBill
kopiert haben.
Die Ports sollten auf die Standardwerte eingestellt werden. Der TCP-Port ist 9100, der UDP-Port 3289. Wählen Sie als Druckertreiber Epson LAN aus.
7 Scrollen Sie noch weiter nach unten und geben Sie bei der Nutzung für Rechnung: ja und für Bons: nein ein und
klicken Sie auf speichern.
https://support.gastrofix.com/hc/de/articles/360011050157-Drucker-einrichten
2.6 Drucker bei Geräten hinterlegen
In Ihren Geräten muss nun hinterlegt werden, an welchen Drucker zukünftig Rechnungen gesendet werden sollen.
Hierzu klicken Sie über Setup - Hardware - Geräte auf das Stiftsymbol hinter dem jeweiligen Gerät. Scrollen Sie nach unten und geben Sie bei „Drucker-Einstellungen für dieses Gerät“ an, dass Rechnungen immer auf: GreenBill gedruckt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf speichern.
Wenn Sie mehrere Geräte nutzen, müssen Sie diesen Vorgang für jedes Gerät wiederholen.
2.7 Thermodrucker bei GreenBill anlegen
Klicken Sie erneut auf Setup - Hardware - Drucker und kopieren Sie die IP-Adresse Ihres bisherigen
Thermodruckers.
Wechseln Sie jetzt zum GreenBill Backend, scrollen Sie nach unten und fügen Sie einen neuen Drucker hinzu.
Wählen Sie bei „Connection“ ETH, tragen Sie das Druckermodell Ihres Thermodruckers ein, fügen Sie die soeben kopierte IP-Adresse des Thermodruckers hinzu und klicken Sie auf speichern.
Somit haben Sie nach wie vor die Möglichkeit, bei Bedarf eine Quittung auf Papier zu drucken.
Kundendisplay, QR-Code
Lernen Sie, wie Sie Bons prüfen, Bons auf dem Kundendisplay anzeigen und die statischen QR-Codes und die Serviceliste nutzen.
2.8 Stammdaten der Kasse laden und Testbeleg schicken
2.9 Belege bei GreenBill überprüfen
2.10 Belege auf Kundendisplay anzeigen
2.10.1 Kundendisplay
2.10.2 Belegliste
2.10.3 Statik QR
2.8 Stammdaten der Kasse laden und Testbeleg schicken
Damit haben Sie alle Einstellungen abgeschlossen und können das Lightspeed Backend schließen. Nehmen Sie jetzt ihr Lightspeed Kasse zur Hand und laden Sie die Stammdaten neu. Erstellen Sie im Anschluss eine Quittung, um zu testen.
2.9 Belege bei GreenBill überprüfen
Die Quittung darf jetzt nicht mehr über den Thermodrucker gedruckt werden, sondern muss sofort im GreenBill Backend bei Belege zu finden sein. Die wichtigsten Attribute der Quittung werden ausgelesen. Sollten Sie noch mehr angezeigt haben wollen, springen Sie zu Punkt 4. Einrichten des Beleg parsers.
2.10 Belege auf Kundendisplay anzeigen
Um Ihr Kundendisplay einzurichten, gehen Sie im GreenBill Backend zum Punkt „Outputs“.
Wir haben bereits drei Output Typen für Sie angelegt.
- - Auf einem „Kundendisplay“ wird immer die zuletzt erzeugte Quittung angezeigt.
- - In der „Serviceliste“ erscheinen alle erzeugten Quittungen in Reihe.
- - Der „Statik QR“ bietet die Möglichkeit, die zuletzt erzeugte Quittung zur digitalen Mitnahme anzubieten, ohne ein zusätzliches Display aufstellen zu müssen.
2.10.1 Kundendisplay
Beim Klick auf das QR-Codesymbol öffnet sich ein QR-Code.
Scannen Sie diesen mit dem Gerät (Tablet oder Smartphone), auf welchem Sie das Display nutzen wollen und öffnen Sie den Link. Geben Sie den Zugriffscode, der unter dem gerade abgescannten QR-Code steht, ein. Diese Seite speichern Sie nun auf dem Home Bildschirm ab, um die Seite jederzeit wie eine App öffnen zu können. Sobald Sie diese öffnen, können Sie den Bildschirm aufstellen und alsKundendisplay nutzen.
2.10.2 Belegliste
Beim Klick auf das QR-Codesymbol öffnet sich hier ein QR-Code.
Scannen Sie diesen mit dem Gerät (Tablet oder Smartphone), auf welchem Sie die Serviceliste nutzen wollen und öffnen Sie den Link. Geben Sie den Zugriffscode, der unter dem gerade abgescannten QR-Code steht, ein. Diese Seite speichern Sie jetzt auf dem Home Bildschirm ab, um die Seite jederzeit wie eine App öffnen zu können. Sobald Sie diese öffnen, können Sie anhand der angezeigten Daten die gewünschte Quittung öffnen und dem Gast präsentieren.
2.10.3 Statik QR
Beim Klick auf das QR-Codesymbol öffnet sich ein QR-Code.
Anders als bei den anderen Output Typen scannen Sie diesen nicht, sondern downloaden diesen mit Rechtsklick auf den QR-Code als Bilddatei. Den QR-Code können Sie jetzt ausdrucken - in dem Sie einen Aufsteller gestalten, der den QR-Code beinhaltet oder den QR-Code alleine ausdrucken.
Bringen Sie den QR-Code im Kundenbereich an, sodass er gut zugänglich abgescannt werden kann, um die zuletzt erzeugte Rechnung digital zu erhalten.
Sollten Sie mehrere Kundendisplays aufstellen wollen oder verschiedene Servicelisten benötigen, springen Sie zu Punkt 7. Zusätzliche Outputs hinzufügen.
Einstellungen
3. Box manuell konfigurieren
4. Einrichten des Beleg parsers
4.1 Wichtig zu beachten
4.2 Positionen Richtung einstellen
4.3 Diverse Trigger für eine Regel erstellen
4.3 Vordefinierte Parserregeln
4.4 Zusätzliche Parser Keys erstellen
GreenBill-Box Reset:
1. Ziehen Sie das LAN Kabel von der Box
2. Drücken Sie den Resetknopf (auf der gegenüberliegenden Seite des
LAN Steckplatzes) mit einer Büroklammer o.Ä. für 5 Sek. bis die LED
neben dem Resetknopf schnell zu blinken beginnt (siehe Video)
3. Lassen Sie den Resetknopf los und warten Sie, bis die LED, die eben
geblinkt hat zu pulsieren beginnt. (das Licht baut sich langsam auf und
wieder ab)
4. Sobald sie pulsiert, können Sie den QR Code auf dem
Rückseitenetikett abscannen oder Sie öffnen die WLAN Einstellungen
Ihres Handys oder PCs und suchen nach dem WLAN "GreenBill"
5. Sie gelangen in das SetUp Menü der Box. Hier wählen Sie aus, wie
die Box ins Internet soll (per Ethernet oder WLAN).
6. Wählen Sie als Druckerschnittstelle die gleiche Verbindungsart aus
und geben Sie die IP Adresse ein, die Sie der Box fest vergeben
möchten. Füllen Sie die restlichen Netzwerkdaten aus und drücken Sie
auf "speichern"
7. Die LED neben dem Resetknopf sollte bei passenden Einstellungen
durchgehend leuchten. (Das kann bis zu 3 Min. dauern - die Box muss
sich erst neu starten und hochfahren)
8. Fertig. Die Box sollte wieder als online im Backend zu sehen sein und
mit der neuen, festen IP Adresse im Netzwerk sein.
Einrichtung
5. Einrichten des automatischen Drucks
6. Einrichten des automatischen E-Mail-Versands
5. Einrichten des automatischen Drucks
Wenn Sie bestimmte Belege, wie z.B. Tagesabschlüsse oder Bewirtungsbelege nicht nur digital, sondern auch ausgedruckt haben möchten, können Sie definieren, welche Belege automatisch gedruckt werden sollen.
Das bedeutet: sobald ein bestimmtes Wort, wie z.B. „Bericht“, „Kopie“, „Unterschrift“ oder ähnliches auf einem Beleg entdeckt wird, löst dieses den automatischen Druck aus.
Klicken Sie auf automatischer Druck - Regel hinzufügen und geben Sie das Trägerwort ein.
Sobald zukünftig ein Beleg mit diesem Wort an GreenBill geschickt wird, leitet GreenBill diesen Beleg
automatisch an den hinterlegten Thermodrucker weiter.
6. Einrichten des automatischen E-Mail-Versands
Wenn Sie bestimmte Belege, z.B. Rechnungen, auf denen eine Kundennummer oder ein Kundenname steht, automatisch an eine hinterlegte E-Mail-Adresse verschicken möchten, können Sie das einstellen.
Das bedeutet: sobald z.B. die Kundennummer auf dem Beleg erkannt wird, verschickt das System diesen Beleg automatisch an die zuvor hinterlegte E-Mail-Adresse.
Klicken Sie auf E-Mail Versand - E-Mail hinzufügen und geben Sie Name, Nachname und E-Mail-Adresse ein, an welche die Rechnung gesendet werden soll. Wählen Sie nun als Trigger im Dropdown Menü die Parser Regel aus und den Inhalt, nachdem gesucht werden soll, aus. Klicken Sie anschließend auf speichern.
Beispiel: sollen Rechnungen mit der Bezahlart „Überweisung“ an Ihre Buchhaltung automatisch gesendet werden, dann geben Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Buchhaltung hier an, wählen die Parser regel „Bezahlart“ aus und geben den Inhalt Überweisung ein.
GreenBill Backend
7. Zusätzliche Outputs hinzufügen
8. Outputs
8.1 Kundendisplay
8.1.1 Filtern
8.1.2 Bearbeiten
8.1.3 Individualisieren
8.2 Serviceliste
8.2.1 Filtern
8.2.2 Bearbeiten
8.2.3 Individualisieren
8.3 Statik QR
8.3.1 Filtern
8.3.2 Bearbeiten
7. Zusätzliche Outputs hinzufügen
Sollten Sie weitere Outputs benötigen, als die bereits vorhandenen, dann können Sie diese ganz einfach erstellen.
Klicken Sie auf Outputs - Outputs hinzufügen, wählen Sie den Output Typ aus, benennen Sie ihn und erstellen Sie den Output.
Kurze Erklärung der verschiedenen Output-Typen:
- - Kundendisplay: hier wird immer die zuletzt erzeugte Rechnung angezeigt
- - Belegliste: hier werden alle erzeugten Rechnung in Reihe angezeigt
- - statischer QR-Code: hier kann ebenfalls die zuletzt erzeugte Rechnung mit scannen des QR-Codes mitgenommen werden. Dieser Output fungiert als Alternative zum Kundendisplay sollten Sie z.B. aus Platzgründen kein zusätzliches Display aufstellen können.
8. Outputs
8.1 Kundendisplay
Der Output “Kundendisplay” zeigt immer die zuletzt erstellte Rechnung an.
Unter Punkt 2.10.1 Kundendisplay können Sie nachlesen, wie Sie den Output auf das gewünschte Endgerät bekommen.
Hier soll einmal beschrieben werden, wie Sie das Kundendisplay bearbeiten und individualisieren können.
8.1.2 Bearbeiten
Einstellungen am Kundendisplay können über das Stiftsymbol bearbeitet werden. Hier können Sie den Namen des Outputs, sowie den Output Typ ändern.
Außerdem können Sie hier den Timer einstellen. Standardmäßig wird der Beleg für 45 Sek. angezeigt. Wie lange es für den jeweiligen Output sein soll, können Sie individuell entscheiden.
8.1.3 Individualisieren
Jeder Betrieb hat seinen eigenen Stil. Dazu gehört natürlich auch, dass ein Display optisch in das Farbkonzept passt und sich so einstellen lässt, damit er sich ins Gesamtkonzept integrieren lässt.
Deshalb gibt es die Möglichkeit, den Output zu individualisieren. Klicken Sie hierzu auf das Template Symbol. Zur Hilfestellung, um die passende Farbe einzustellen, finden Sie gleich ganz oben eine Verlinkung, über welche Sie den Hex Code Ihrer Farben herausfinden können.