Das Kassenbuch ist eine Unterstützung bei der Buchführung in Journalform. Es enthält alle Transaktionen mit Bargeld (Einnahmen, Ausgaben, Abschöpfungen und Wechselgeldeinlagen) Ihres Betriebes.
Mit dem digitalen Kassenbuch von Lightspeed können alle Bargeldflüsse innerhalb eines Betriebes schnell und einfach in das Kassensystem eingegeben werden. Damit sind Excel-Listen und Zettelwirtschaft endlich passé.
Schemata eines Kassenbuches
Folgende Punkte werden in diesem Artikel erläutert:
- Vorbereitung
- Initialeinrichtung
- Cloud-Rolle zuweisen
- Beleganzahl einstellen
- Mitarbeiterrechte zuweisen
- Mitarbeiter-PIN festlegen
- Gründe bestimmen
- Initialer Kassensturz
- Sonstige Einnahme
- Initiale Wechselgeldeinlage
Vorbereitung
WICHTIG: Ist ein Wechselgeldkurs in der Cloud eingetragen, steht das Feature nicht zur Verfügung. Das Kassenbuch- Feature kann ausschließlich mit der Landeswährung genutzt werden.
Die gewünschten Geschäftsfälle werden vorab mit dem Steuerbüro erarbeitet und aufgelistet. Es wird ausgewählt, ob die Standardgründe angelegt werden sollen. Vom System werden dann folgende Gründe erzeugt (einmalige Abfrage):
Zum Zeitpunkt der Initialisierung des Kassenbuches in der App müssen sämtliche, im Geschäft befindlichen Bargelder gezählt sein, um die Initialieinzahlung vornehmen zu können.
Initialeinrichtung
Cloud Rolle zuweisen
WICHTIG: Der Inhaber Reiter ist nur zu sehen, wenn der Nutzer die entsprechenden Rechte hat. Sollte dieser Bereich nicht zu sehen sein, muss der Lightspeed Support kontaktiert werden, sodass die folgenden Schritte ausgeführt werden können.
Schritt 1
- Navigieren zu Inhaber > Inhaber > Cloud-Rolle
- Öffnen der Bearbeitung
des Cloud-Nutzers, der die Berechtigung zur Bearbeitung des Kassenbuchs haben soll
Schritt 2
- Aktivieren aller Rechte unter Kassenbuch
- Speichern der neuen Einstellungen
Beleganzahl einstellen
- Navigieren zu Setup > Setup > Betriebe > Einstellungen
- Die gewünschte Anzahl an Belegen eintragen, die jede Transaktion generieren soll, unter dem Abschnitt Kassenbuch
HINWEIS: Standardmäßig wird nach jeder Transaktion des Kassenbuches ein einzelner Beleg ausgedruckt. Die Anzahl ist so zu wählen, dass alle betrieblichen Abläufe korrekt abgebildet werden können. Lightspeed empfiehlt einen Wert zwischen 1-4.
Mitarbeiterrechte zuweisen
Schritt 1
- Navigieren zu Setup > Setup > Mitarbeitergruppe
- Öffnen der Bearbeitung eines Mitarbeiters
Schritt 2
- Aktivieren der gewünschten Berechtigungen zum Kassenbuch für diesen Mitarbeiter, unter dem Reiter Kassenbuch
HINWEIS: Die Berechtigungen erlauben nur das Buchen aus den Geldbeständen, die dem entsprechenden Mitarbeiter zur Verfügung stehen. - Speichern
Schritt 3
HINWEIS: Mit dem Lightspeed Kassenbuch wird automatisch ein neuer Mitarbeiter, sowie eine neue Mitarbeitergruppe mit dem Namen Tresor (grau hinterlegt) erstellt.
Folgende Eigenschaften sind diesem Mitarbeiter zugeordnet:
- Dieser Mitarbeiter kann in der Cloud weder entfernt, noch deaktiviert werden
- Er kann in der App alle Kassenbuchfunktionen nutzen
- Er kann weder Bestellungen aufnehmen, noch abrechnen
- NUR er kann in der App Geschäftsfälle aus dem Tresor durchführen
Mitarbeiter-PIN festlegen
Schritt 1
- Navigieren zu Stammdaten > Mitarbeiter
- Rechts neben dem Mitarbeiter Tresor auf das Schlüsselsymbol klicken
Schritt 2
- In dem Formular, PIN und Passwort festlegen
HINWEIS: Das Passwort sollte folgende Eigenschaften haben: - Mindestens 8 Zeichen
- Groß- & Kleinschreibung
- Zahlen & Sonderzeichen
- Keine Namen oder persönliche Daten
- Auf Ändern klicken
Gründe bestimmen
Schritt 1
- Navigieren zu Setup > Finanzen > Gründe
- Klicken auf +Neuer Eintrag
HINWEIS: Es kann gewählt werden, ob die Standardgründe angelegt werden sollen. Vom System werden dann die zuvor genannten Gründe erzeugt – einmalige Abfrage.
Schritt 2
- Bei Konto-Typ auswählen, welche Art von Grund (Geschäftsfall) angelegt werden soll
Schritt 3
- Beschreibung: Einfache Beschreibung des Grundes – wird in der App angezeigt
- Konto (optional): Falls die DATEV-Export-Funktion genutzt wird, kann hier das entsprechende DATEV-Konto ausgewählt werden.
- Kategorie (optional): Hier kann der Grund einer übergeordneten Kategorie zugeordnet werden
- Tresor-Toggle (optional): Mit diesem Toggle kann eingestellt werden, ob dieser Grund nur dem Tresor-Mitarbeiter zur Verfügung steht. Standardmäßig deaktiviert.
- Speichern
- Wiederholung des Schrittes 1 bis 3 für jeden Grund, der angelegt werden soll.
Initialer Kassensturz
Nachdem die Initialeinrichtung in der Lightspeed Cloud eingerichtet wurde erfolgt der initiale Kassensturz in der App.
HINWEIS: Der Vorgang nimmt etwas Zeit in Anspruch, daher wird empfohlen ihn entweder vor oder nach einem Geschäftstag durchzuführen.
Sonstige Einnahme
Schritt 1
- Das gesamte Bargeld des Betriebes wird gezählt
- Anmeldung über den Tresor-Mitarbeiter in der App
- Navigieren zu Admin > Kassenbuch
Schritt 2
- Antippen des
Buttons neben Sonstige Einnahme
Schritt 3
- Auswahl von Tresoreinlage (Nur Tresor)
Schritt 4
- Antippen des Eingabefeldes
- Betrag eingeben
- Auf Weiter tippen
Schritt 5
- Kommentar hinzufügen (optional)
- Auf Weiter tippen
Schritt 6
- Belegaufnahme hinzufügen (optional)
HINWEIS: Bei einer Initialeinrichtung wird im Regelfall kein Beleg vorhanden sein - Auf Weiter tippen
Schritt 7
- Es wird eine Zusammenfassung zur Überprüfung gezeigt
- Speichern – Die Buchung wird über ein grünes Band Vorgang wurde gespeichert bestätigt
Initiale Wechselgeldeinlage
Schritt 1
- Anmeldung über den Tresor-Mitarbeiter in der App (falls noch nicht angemeldet)
- Navigieren zu Admin > Kassenbuch
Schritt 2
- Antippen des Buttons neben Wechselgeldeinlage
Schritt 3
- Mitarbeiter auswählen
Schritt 4
- Antippen des Eingabefeldes
- Betrag eingeben
- Auf Weiter klicken
Schritt 5
- Kommentar hinzufügen (optional)
- Auf Weiter klicken
Schritt 6
- Es wird eine Zusammenfassung zur Überprüfung gezeigt
- Speichern – Die Buchung wird über ein grünes Band Vorgang wurde gespeichert bestätigt
Zur Benutzung des Kassenbuchs in der Kasse mehr unter folgendem Artikel: